Konferenssit

Konffa toteuttaa suuret ja pienet konferenssit tehokkaasti sovitussa budjetissa ja aikataulussa pysyen.

 

Järjestökokousten ja konferenssien järjestäminen vaatii vankkaa asiantuntemusta, osaamista ja moderneja työkaluja. Konferenssin asiasisällön tuottaminen on useimmiten järjestäjän ydinosaamista – ja siihen kannattaa keskittyä. Konffan palvelut kattavat kansallisten ja kansainvälisten konferenssien vaativimmatkin osa-alueet, toteutamme operatiivisesti kaiken sen mihin järjestäjällä ei ole resursseja tai aikaa. Talouteen ja rahaliikenteeseen liittyvien palveluiden avulla budjetti on koko ajan hallinnassa.

Jokainen konferenssi, järjestökokous tai tieteellinen kongressi on ainutlaatuinen tarpeiltaan, siksi toteutuksenkin tulee olla räätälöity asiakkaan tarpeen mukaan. Jokaiselle projektille nimetään oma projektipäällikkö, joka vastaa projektin kokonaisjärjestelyistä. Yhdessä sovittu työnjako ohjaa järjestelyitä kohti onnistunutta kansallista tai kansainvälistä konferenssia.

Konffan palvelut kattavat kaikentyyppisten ja -kokoisten seminaarien, konferenssien, kokousten ja kongressien vaatimat toiminnot moderneimpia ja  turvallisia työkaluja ja metodeja käyttäen. Konffa toimii kaikkialla Suomessa.

Konffan kokouspalvelut

 

Konferenssin järjestelyjen konsultointi

  • Konferenssisuunnittelun konsultointi
  • Osallistuminen edeltävään kongressiin ja markkinointi
  • Kongressien hakeminen ja kutsuminen
  • Tarvittavan hakuaineiston kokoaminen
  • Avainhenkilöiden tutustumisvierailujen järjestäminen
  • Turvallisuusasiat, protokolla

Ilmoittautumispalvelut

  • Sähköinen ilmottautumispalvelu ja osallistujien varausten hallinta
  • Vahvistusten ja kuittien lähettäminen sähköisesti
  • Muutosten ja peruutuksien hallinta
  • Osallistujien neuvonta ja asiakaspalvelu ilmoittautumisen aikana
  • Säännöllinen raportointi asiakkaalle

Abstraktien hallinta

  • Abstraktien hallinta sähköisen järjestelmän avulla
  • Abstraktien vastaanottaminen
  • Abstraktien arviointikierroksen koordinointi järjestelmän avulla
  • Hyväksytty/hylätty-viestien lähettäminen kirjoittajille
  • Abstraktikirjan graafinen suunnittelu ja taitto
  • Säännöllinen raportointi asiakkaalle

Taloushallinto

  • Taloussuunnittelu ja talousneuvonta
  • Konferenssin budjettiseuranta
  • Konferenssin taloushallinto ja maksuliikenne (reskontra, perintä, tilitys)

Ilmoittautumispiste ja asiakaspalvelu paikan päällä

  • Kokousmateriaalin kokoaminen ja pakkaus ennen konferenssia
  • Rekisteröitymispiste ja asiakaspalvelu konferenssipaikalla
  • Tilojen järjestelyjen koordinointi paikan päällä
  • opasteiden järjestely

Kokoustekniikan koordinointi

  • Kokoustekniikan koordinointi
  • Tulkkaustekniikan koordinointi

Majoitusjärjestelyt

  • Majoituksen kilpailutus ja sopimusneuvottelut
  • Majoitussopimusten tekeminen ja majoituskiintiöiden hallinta
  • Majoitusvarausten sekä – maksujen vastaanotto ja vahvistusten lähettäminen sähköisesti
  • Yhteydet majoituspaikkoihin ja majoitusmaksujen maksaminen majoituspaikkoihin

Matkustusjärjestelyjen koordinointi

  • Kuljetus- ja matkustusjärjestelyt konferenssipaikkakunnalla
  • puhujen majoitus-ja matkustusjärjestelyjen koordinointi

Näyttelyjen organisointi

  • Näyttelyt ja niiden organisointi
  • Posterinäyttelyiden organisointi ja alihankinnan koordinointi

Oheisohjelmat ja retket

  • Oheis- ja seuralaisohjelmien suunnittelu ja toteutus
  • Iltajuhlat, gaalaillalliset ja verkostoitumistilaisuudet
  • Pre- ja Post-tour -retket ennen tai jälkeen konferenssin

Graafiset palvelut

  • Graafisen suunnittelun palvelut, konferenssimateriaalien suunnittelu ja taitto, painotalojen koordinointi
  • Verkkosivujen suunnittelu, tuotanto ja päivittäminen
  • Markkinointiviestinnän suunnitelmat ja toteutus

Tapahtuman jälkeen

  • Lopulliset osallistujaraportit
  • Talousraportit
  • Sähköinen palautepalvelu

 

Tutustu kokouspalveluihimme tarkemmin tästä.