Kokouspalvelut

Projektinjohto on onnistumisen avain


Kokousten ja konferenssien järjestelytöihin liittyy valtavasti erilaisia asioita ja tahoja, jotka vaikuttavat kokouksen taloudelliseen ja laadulliseen onnistumiseen – projektinjohtaminen on kaiken A ja O. Konffalta saat kattavan kokouspalvelu-paketin, jolla suuremmankin tapahtuman järjestäminen käy vaivattomasti.

Kokouksen suunnittelu


Tapahtumatuotannon hallitsevan yhteistyökumppanin valinta on kokonaisprosessin sujuvuuden kannalta tärkeää. Kun Konffa keskittyy kokouspalveluillaan operatiivisten järjestelytoimien eteenpäin viemiseen, projektinjohtamiseen ja yhteistyökumppaniverkoston koordinointiin, säästää se kokousjärjestäjältä valtavat määrät aikaa ja resursseja. Yhteisen suunnittelemisen ja ideoinnin jälkeen toteutetaan asiakkaan toiveiden mukainen tilaisuus, budjettia noudattaen. Kokoukselle nimetty Konffan projektipäällikkö pitää asiakkaan aina ajan tasalla siitä, missä mennään.

Laadukas ilmoittautumispalvelu

Usein ilmoittautuminen ja majoitusjärjestelyt tuottavat paljon työtä ja riskitilanteita kokousjärjestäjälle. Konffan kokouspalvelut sisältävät modernit työkalut ilmoittautumisten ja majoitusten hallintaan, lisäksi Konffalta löytyy taito hoitaa niihin liittyvät sopimukset asiakkaamme eduksi.

Kokouksen talouden hoitaminen Konffan kanssa on on luotettavaa ja turvallista. Ilmoittautumiset, majoitusvaraukset ja muut maksut vastaanotetaan kongressinhallintajärjestelmällä, joka mahdollistaa maksujen maksamisen verkkopankissa tai luottokortilla SSL-suojatulla yhteydellä. Myös verkkolaskun tai paperilaskun lähetys onnistuu.

Ilmoittautumispalvelun aikana Konffa hoitaa yhteydet osallistujiin, vastaa osallistujien kysymyksiin puhelimitse ja sähköpostitse.

Majoituskiintiöiden hallinta osana kokouspalveluita

Konffalla on erinomaiset suhteet hotelliketjuihin koko maassa ja se tuntee majoitusliikkeiden toimintatavat erittäin hyvin. Laajoja majoituskiintiösopimuksia myös yksityisiin majoitusliikkeisiin on tehty menestyksekkäästi.

Konffan kokouspalveluiden kautta hoituu majoituskiintiöiden hallinta, joka sisältää mm. tarjouspyynnöt, sopimukset, kiintiönhallinnan ja hintaneuvottelut majoitusliikkeiden kanssa. Näillä tavoin kokousjärjestäjän talousriski laskee. Osallistujat voivat varata majoituksensa samalla kun ilmoittautuvat, joten varaaminen on vaivatonta.

Abstraktit - tieteellisten tiivistelmien hallinta

Abstraktien (tieteellisen kirjoituksen tiivistelmä) on usein yksi tärkeimmistä osa-alueista konferenssin järjestämisessä. Konffa hallinnoi abstraktit turvallisella ja luotettavalla online palvelulla. Www-ratkaisumme abstraktien hallinnassa helpottaa tieteellisen komitean arviointia ja ohjelman suunnittelua. Osallistujat voivat jättää abstraktinsa verkon kautta ja abstraktin arvioitsijat käyvät verkossa arvioimassa abstraktit.

Konffa hoitaa kaikki yhteydet abstraktien kirjoittajiin sekä tiedottaa abstraktien arvioitsijoille aikatauluista ja muista käytännön asioista. Konffa kokoaa ja tuottaa abstraktikirjan avaimet käteen-periaattella.

Oheisohjelmat ja -retket

Kokouksiin liittyy usein oheisohjelmia, kuten seuralaisohjelmia, pre- tai post-toureja sekä illallisia. Konffan kokouspalvelut tarjoaa oheisohjelmien järjestämisen ”avaimet käteen”, mikä vapauttaa kokousjärjestäjän rersursseja itse konferenssin sisällön suunnitteluun. Konffan palvelut sisältävät mm. ohjelmien suunnittelun ja näihin liittyvän kartoituksen, kilpailutuksen, sopimuksien vahvistamisen, mahdollisten kuljeutuksien hoitamisen sekä muut logistiset ratkaisut ja ohjelman vetämisen paikan päällä. Niin isännät kuin vieraatkin voivat rauhassa nauttia ohjelma-annista.

Rekisteröitymispiste

Rekistereröitymispiste toimii konferenssin info-palveluna ja on suuressa roolissa koko kokouksen ajan, mm. maksuliikenteen hoitamista voidaan jatkaa paikan päällä. Konffan nimetty projektipäällikkö vastaa, että rekisteröitymispisteessä on asiansa osaavaa henkilökuntaa paikalla koko konferenssin ajan ja perehdyttää mahdolliset vapaaehtoiset avustajien tehtäviin.

Näyttelyt

Konffa hoitaa yhteydet sponsoreihin sekä näytteilleasettajiin konferenssiin liittyen. Konffa koordinoi näyttelytilan suunnittelun ja kalustuksen, yhteydet näytteilleasettajiin ja tekniikan koordinoimisen. Posterinäyttelyiden osalta Konffa vastaa posteritaulujen hankkimisesta, alueen kokonaiskoordinnoista tilakarttoineen sekä tarvittavan materiaalin kokoamisesta paikan päällä.

Markkinointimateriaalit

Hyvä brändäys lisää tapahtuman onnistumista ja houkuttelevuutta. Kokousten, konferenssien ja suurempien kongressien hakemiseen ja niiden markkinoimiseen liittyvä osaaminen ja oma mainostoimisto tuo Konffan kongressitoimistokseen valinneelle taholle merkittävän lisäarvon.

Konffan kokouspalvelut tekee tarvittaessa markkinointisuunnitelman ja toteuttaa sen tehokkaasti. Tapahtuma suunnitellaan ja markkinoidaan asiakasorganisaation eli kokousjärjestäjän visuaalisen ilmeen mukaisesti tai sille luodaan oma ilme. Myös sisältö rakennetaan houkuttelevaksi ja kutsut ja mediayhteydet kuuluu toimenkuvaan. Lähtökohtana on, että tapahtuma antaa asiakkaasta laadukkaan kuvan sekä tukee imagoa ja liiketoiminnallisia tai tieteellisiä tavoitteita.

 

Ota yhteyttä tästä!