Kokouspalvelut

Projektinjohto on onnistumisen avain

Kokousten järjestelytöihin liittyy valtavasti erilaisia asioita ja tahoja, jotka vaikuttavat kokouksen taloudelliseen ja laadulliseen onnistumiseen – projektinjohtaminen on kaiken A ja O. Sen avulla varmistetaan, että kaikkiin tarvittaviin asioihin varaudutaan, ne hoidetaan oikein ja ajallaan, nimetyn projektipäällikön johdolla. Konffalta saat kattavan kokouspalvelu-paketin, jolla suuremmankin tapahtuman järjestäminen käy vaivattomasti.

 

Projektin vaiheet

Tapahtumatuotannon hallitsevan yhteistyökumppanin valinta on kokonaisprosessin sujuvuuden kannalta tärkeää. Kun Konffa keskittyy järjestelytoimien eteenpäin viemiseen, projektinjohtamiseen ja yhteistyökumppaniverkoston ohjaamiseen, säästää se asiakkaalta valtavat määrät aikaa ja resursseja. Jokaiselle projektille nimetään oma projektipäällkkö, joka vastaa projektin kokonaisjärjestelyistä. Yhteisen suunnittelemisen ja ideoinnin jälkeen toteutetaan asiakkaan toiveiden mukainen tilaisuus, budjettia noudattaen. Konffa pitää asiakkaan jatkuvasti ajan tasalla siitä, missä mennään.

 

Helppo ilmoittautumispalvelu

Usein ilmoittautuminen ja majoitusjärjestelyt tuottavat paljon työtä ja riskitilanteita järjestävälle taholle. Konffalla on modernit työkalut ilmoittautumisten ja majoitusten hallintaan sekä taito hoitaa niihin liittyvät sopimukset asiakkaamme eduksi.

 

Kokouksen talouden hoitaminen Konffan kanssa on on luotettavaa ja turvallista. Ilmoittautumiset, majoitusvaraukset ja maksut vastaanotetaan kongressinhallintajärjestelmällä, joka mahdollistaa maksujen maksamisen verkkopankissa tai luottokortilla salatulla yhteydellä. Yksittäiset osallistujat, ryhmät ja VIP-vieraat tai luennoitsijat voivat siten ilmoittautua tilaisuuteen luotettavan palvelun avulla.

 

Konffa hoitaa yhteydet osallistujiin, vastaa osallistujien kysymyksiin puhelimitse ja sähköpostitse. Konffa toimii tilaisuuden info-palveluna

 

Majoitusvaraukset

Konffalla on erinomaiset suhteet hotelliketjuihin koko maassa ja se tuntee majoitusliikkeiden toimintatavat erittäin hyvin. Laajoja majoitussopimuksia myös yksityisiin ja ketjuuntumattomiin majoitusliikkeisiin on tehty menestyksekkäästi.

 

Konffa hoitaa kokonaisuudessaan majoituskiintiöiden hallinnan, joka sisältää mm. tarjouspyynnöt, sopimukset, kiintiönhallinnan ja hintaneuvottelut majoitusliikkeiden kanssa. Näillä tavoin projektin talousriski  laskee. Osallistujat voivat varata majoituksensa samalla kun ilmoittautuvat, joten varaaminen on vaivatonta.

 

Abstraktit - tieteellisten tiivistelmien hallinta

Abstraktien (tieteellisen kirjoituksen tiivistelmä) on usein yksi tärkeimmistä osa-alueista kokouksen järjestämisessä. Konffa hallinnoi abstraktit turvallisella ja luotettavalla online palvelulla. Www-ratkaisumme abstraktien hallinnassa helpottaa tieteellisen komitean arviointia ja ohjelman suunnittelua. Osallistujat voivat jättää abstraktinsa verkon kautta ja abstraktin arvioitsijat käyvät verkossa arvioimassa abstraktit.

 

Konffa hoitaa kaikki yhteydet abstraktien kirjoittajiin sekä tiedottaa abstraktien arvioitsijoille aikatauluista ja muista käytännön asioista. Konffa kokoaa ja tuottaa abstraktikirjat avaimet käteen-periaattella yhteistyössä painotalojen kanssa.

 

 

Oheisohjelmat ja -retket

Kokouksiin liittyy usein oheisohjelmia, kuten seuralaisohjelmia, pre- tai post-toureja sekä illallisia. Konffa tarjoaa oheisohjelmien järjestämisen kokonaispalveluna, ”avaimet käteen”, mikä helpottaa järjestäjän työtaakkaa. Kokonaispalvelu sisältää mm. ohjelmien suunnittelun ja näihin liittyvän kartoituksen, kilpailutuksen, sopimuksien vahvistamisen, mahdollisten kuljeutuksien hoitamisen sekä muut logistiset ratkaisut ja ohjelman vetämisen paikan päällä. Niin isännät kuin vieraatkin voivat näin rauhassa nauttia ohjelma-annista. Tarvittaessa kuljetuspalvelut esim. tapahtumapaikan/paikkojen ja hotellin välillä voidaan hoitaa kokonaisuudessaan.

Rekisteröitymispiste

Rekistereröitymispiste toimii kokouksen info-palveluna ja on suuressa roolissa koko kokouksen ajan. Konffa huolehtii, että rekisteröitymispisteessä on asiansa osaavaa henkilökuntaa paikalla koko tilaisuuden ajan. Kokouksen aikana projektipäällikkö on aina paikan päällä ja hän hallinnoi pisteen toimivuutta kokonaisuudessaan. Konffa huolehtii rekisteröintymispisteen henkilökunnan riittävyydestä ja perehdyttää mahdolliset vapaaehtoiset avustajien tehtäviin. 

 

Näyttelyt

Konffa hoitaa yhteydet sponsoreihin sekä näytteilleasettajiin kokoukseen liittyen. Asiakas säästää omia resurssejaan huomattavasti, kun Konffa koordinoi näyttelytilan suunnittelun ja -materiaalin tekemisen, yhteydet näytteilleasettajiin ja tekniikan koordinoimisen. Kokouksiin johon liittyy posternäyttely Konffa hoitaa tottuneesti materiaalien vastaanottamisen, postertaulujen hankkimisen ja poster-alueen suunnittelun ja koordinoimisen.

 

Tieteellisissä kongresseissa Konffa auttaa myös posterinäyttelyn koordinoinnissa, johon kuuluvat:

• postermateriaalien vastaanotto
• postertaulujen hankinta
• poster-alueen suunnittelu ja koordinointi, tilakartta
• yhteydet näytteilleasettajiin
• palvelut paikan päällä
  
  

Markkinointimateriaalit

Hyvä brändäys lisää tapahtuman onnistumista ja houkuttelevuutta. Kokousten, konferenssien ja suurempien kongressien hakemiseen ja niiden markkinoimiseen liittyvä osaaminen ja oma mainostoimisto tuo Konffan konferenssitoimistokseen valinneelle taholle merkittävän lisäarvon.

Konffa tekee tarvittaessa markkinointisuunnitelman ja toteuttaa sen tehokkaasti. Tapahtuma suunnitellaan ja markkinoidaan asiakasorganisaation visuaalisen ilmeen mukaisesti tai sille luodaan oma ilme. Myös sisältö rakennetaan houkuttelevaksi ja kutsut ja mediayhteydet kuuluu toimenkuvaan. Lähtökohtana on, että tapahtuma antaa asiakkaasta laadukkaan kuvan sekä tukee imagoa ja liiketoiminnallisia tavoitteita.